سكرتارية معاون العميد

سكرتارية معاون العميد

***************************

مهام سكرتارية معاون العميد:-

أولاً/ تنظيم البريد :

  • استلام البريد اليومي
  • فرز البريد اليومي
  • عرض البريد على السادة المعاونين كل حسب اختصاصه
  • تسجيل جميع البريد بعد عرضه على السيد المعاون بسجلات خاصة كلا حسب تخصصه (كتب رسمية واردة او كتب صادرة او مذكرات داخلية.
  • توزيع البريد وترحيله الى مكتب السيد العميد او الاقسام والشعب حسب العائدية.
  • حفظ البريد الموجه للحفظ.

ثانياً/ اعداد المراسلات

  • اجابة الكتب الواردة الى مكتب المعاون.
  • تحرير المذكرات الداخلية حسب توجيه السيد المعاون
  • تصميم النماذج المطلوبة للعمل.

ثالثاً/ تنظيم مواعيد السيد المعاون

  • تنظيم المقابلات للضيوف
  • اتخاذ الاجراءات المناسبة حسب الغرض من الزيارة وحسب الاهمية
  • اعداد دليل بالعناوين والهواتف
  • تدوين الزيارات  والاتصالات في حال غياب السيد المعاون

رابعاً/ تنظيم حفظ الادارة

  • تجهيز المكان الملائم لحفظ البيانات والاوليات
  • تصنيف المحفوظات وفتح بوكس فايل لكل صنف
  • ترقيم وترميز المحفوظات
  • حفظ المحفوظات (كتب رسمية او مذكرات او تعاميم ..الخ) كل حسب صنفه
  • احظار الملفات عند الطلب

خامساً/ متابعة اعمال المكتب

  • تحديد الموضوعات التي تحتاج الى متابعة
  • اعداد ملف تحت اليد تضمن كل ماهو مهم نحو اسماء الموظفين واسماء التدريسيين والقابهم العلمية
  • الاطلاع على ملف المتابعة يوميا
  • اتخاذ الاجراءات المناسبة للمتابعة
  • حفظ مواضيع المتابعة في ملف خاص بعد الانتهاء

سادساً/ التنسيق للحصول على متطلبات الادارة والاجهزة المكتبية

  • اعداد طلبات بالمواد والمستلزمات اللوجستية المكتبية
  • اعداد بلاغات الصيانة والاعطال
  • اعداد طلب بشراء المواد غير المتوفرة
  • استلام المواد انفة الذكر بعد تأميمها

سابعاً/ استخدام الاجهزة المكتبية واستخدام تطبيقات الحاسب الآلي.

  • العمل على جهاز الحاسوب وبرامجه
  • العمل على اجهزة الاستنساخ
  • استخدام الماسح الضوئي
  • استخدام تالفة الورق والاقراص الليزرية
  • تغذية الاجهزة المكتبية بالورق والاحبار

ثامناُ/ الاهتمام بتطوير القدرات

  • حضور الدورات التدريبية والتي ترفع من مهاراته الادارية
  • الاستعانة بذوي الخبرات واستشارتهم
  • التطوير المستمر للقدرات البرمجية والفنية وتحديثها

الاهتمام بمخرجات الحروف وسياقات المخاطبات الرسمية. 

 

3:45