سكرتارية مكتب العميد

سكرتارية مكتب العميد

***************************

مهام وواجبات سكرتارية مكتب العميد

أولا -  تنظيم البريد

  1. استلام البريد اليومي وفرزه
  2. عرض البريد على السيد العميد
  3. تسجيل جميع  البريد بعد عرضه على السيد العميد  بسجلات خاصه كلا حسب تخصصه (كتب رسمية واردة  او كتب صادرة ام مذكرات داخلية )
  4. توزيع البريد وتحويله إلى مكتب السادة معاوني العميد او الأقسام والشعب حسب العائدية
  5. حفظ البريد الموجه للحفظ
  6. اصدرا كتب الشكر والتقدير والشهادات التقديرية حسب توجيه السيد العميد
  7. تنظيم الكتب السرية ومراعات سريتها الخاصة بمكتب السيد العميد

ثانياً- استقبال الاتصالات الهاتفية

  1. أعداد دليل يضم هواتف وعناوين وايميلات السادة العمداء ورئيس الجامعة والمساعدين
  2. استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب وتدوين موعد المقابلات والعناوين
  3. اجراء الاتصالات المطلوبة للسيد العميد

ثالثاً-  أعداد المراسلات

  1. إجابة الكتب الواردة إلى المكتب السيد العميد  
  2. تحرير المذكرات الداخلية ونقل التوجيهات حسب توجيه السيد العميد
  3. تصميم النماذج المطلوبة للعمل

رابعا  – تنظيم مواعيد السيد العميد

  1. اعداد نموذج خاص للمقابلات يذكر فيه الاسم والعنوان ورقم الهاتف والموضوع المراد طرحه على السيد العميد وراي السيد العميد والجهة التي يرسل لها الطلب على ان يسجل في سجل خاص يوحد شهريا لإرساله إلى الجهات  ذات العلاقة                   
  2. تنظيم المقابلات للضيوف                                 
  3. اتخاذ الإجراءات  المناسبة حسب الغرض من الزيارة وحسب الأهمية

ب- النشاطات الأخرى

  1. أعداد  سجل خاص للدعوات للمشاركة في بعض فعاليات الكلية بالتنسيق مع شعب الكلية ولا سيما التغطية الإعلامية 
  2. تدوين كافة تواريخ  المؤتمرات والندوات وورش العمل فضلا عن الزيارات الميدانية للسيد العميد كونها تمثل نشاط مهم يوشر في البحث والتطوير
  3. تجهيز قاعة الاجتماع واستقبال المشاركين في الاجتماعات التي يقيمها
  4. تدوين الملاحظات ان وجدت
  5. العمل على توثيق ما ورد إعلاميا ليرسل حسب التوجيه سواء نشره على موقع الكلية أو موقع الجامعة
  6. العمل على التحديث المستمر للسيرة الذاتية للسيد العميد وادخال المتغيرات ان وجدت
  7. ادخال اسماء غيابات الطلبة الخاصة بمحاضرات السيد العميد في برنامج الإدارة الألكترونية

خامسا- تنظيم حفظ الإدارة

  1. تجهيز المكان الملائم لحفظ البيانات والأوليات
  2. تصنيف المحفوظات وفتح بوكس فايل لكل صنف
  3. ترقيم وترميز المحفوظات
  4. أعداد فهرست لتلك المحفوظات
  5.   حفظ المحفوظات ( كتب رسمية او مذكرات او تعاميم الخ )كل حسب صنفه
  6. إحظار الملفات عند الطلب 

سادسا – متابعة أعمال المكتب

  1. تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة
  2. أعداد ملف تحت اليد يتضمن كل ما هو مهم
  3. تحديد مفكرة خاصة تدون فيه كافة مواعيد السيد العميد للتذكير
  4. اتخاذ  الإجراءات المناسبة للمتابعة 

سابعا"– استخدام الأجهزة المكتبية واستخدام تطبيقات الحاسبة

  1. العمل على جهاز الحاسوب وبرامجه 
  2. العمل على أجهزة الاستنساخ 
  3. استخدام أجهزة الماسح الضوئي
  4. استخدام تالفة الورق والأقراص الليزرية
  5. تغذية الأجهزة المكتبية بالورق والأحبار

مهام وحدة القلم السري

  1. اصدار الكتب السرية الخاصة بشؤون الكلية في سجلات خاصة بالصادر السري بعد ذلك ترسل الى الجهة المعنية .
  2. استلام الكتب الواردة وتدوينها في سجل الواردة .
  3. العمل على تجهيز بوكس فايل يتضمن (الصادر السري والوارد السري وملفة السري والشخصي ).
  4. تنظيم الكتب السرية ومراعات سريتها .
  5. الاجابة على الكتب السرية الواردة بعد اطلاع السيد العميد عليها .
  6. اتخاذ الاجراءات المناسبة للمتابعة .
3:45