برعاية السيد عميد كلية القانون والعلوم السياسية الاستاذ الدكتور (خليفه ابراهيم عودة)المحترم
تنظم كلية القانون والعلوم السياسية شعبة التعليم المستمر دورة تدريبية بعنوان( رفع مهارات الموظفين في تحرير الكتب الرسمية والمخاطبات) حاضر فيها كل من المدرس المساعد( مؤيد مجيد حميد )والمدرس (صفاء حسن نصيف )
……………………
وتناولت الدوره المحاور الآتية
1. تحديد مفهوم الكتاب الرسمي / وهو رسالة تخاطب رسمية بين مؤسستين او اكثر ويسمى بالكتاب الرسمي
٢ – شكليات الكتاب الرسمي ….
يحتوي الكتاب الرسمي على
اسم وشعار الدولة اوالوزارة واسم الدائرة التابعة وشعارها وبالغتين العربية والانكليزية وأيضا بالكردية وتستعمله الوزارات والدوائر العامة والمديريات التابعة .
٣- المواصفات الرئيسية التي تتواجد في كل كتاب رسمي :
وهي محتويات رئيسية يجب توفرها في أي كتاب رسمي وهي :
– اسم جمهورية العراق واسم الوزارة والدائرة التابعة لها و شعار الوزارة او الدائرة وبلغتين العربية والانكليزية واحيانا الكردية ..
– يجب ان يحمل كل كتاب رقم تسلسل الكتاب الصادر وتاريخ صدوره باليوم / والشهر / والسنة وعليه ختم الجهة التي أصدرته ختم الصادرة …
– يجب ان يكتب باعلى الكتاب اسم الجهة المرسل اليها وتذكر بالاسم مسبوقة بحرف الجر " الى "وخط مائل هكذا ( الى / ) مثال :
الى / وزارة الصحة – دائرة الأمور الإدارية والمالية والقانونية / شعبة الدراسات والالقاب العلمية.
– يجب ان يكتب ويبين اسم الموضوع الذي يحتويه الكتاب ومعبر عنه أي الموضوع اختصارا ب حرف(م / ) مثال : م / استفسار
٤- مضمون الكتاب الرسمي …
– كتابة النص ويسمى بالعامية ( الكليشة ) والموظف الأقدم هو الذي يمتلك خبرة يستطيع تأليف نص ( كليشة ) واغلب موظفينا القدامى لا يجيدون استعمال الحاسبة فيقومون بكتابة ( مسودة ) ورقة صغيرة وترسل الى ( كاتب الطابعة ) ليطبعها كما كتبت نصا ويراعى هنا الكلمات و عبارات بالعربية الفصحى دون أخطاء وتراعى به قواعد اللغة العربية ( رفع نصب جر ) وان يترك مسافة مقدارها ( 2 سم ) كفراغ لبداية السطر الاول وكتابة النص . ويختمه بعبارة ( هذا ولكم التقدير مع الاحترام . )
وخير الكلام ما قل ودل واختصر.
– احيانا تحتاج الكتب ارسال قوائم او كتب سابقة ترفق تسمى المرفقات يجب ان يشار الى المرفقات ان كان الكتاب يحتوي على قائمة مرفقة ( قائمة اسماء مثلا او نسخة من قانون او كتاب سابق لم يتم الاجابة علية ) يتم الاشاره للمرفقات وتكتب كذلك
المرفقات :-
• قائمة بالاسماء .
• نسخة من كتابكم المرقم ( كذا ) بتاريخ ( كذا ) .
ملاحظة / وان لم توجد مرفقات مع الكتاب لا تكتب المرفقات وتلغى لا تكتب واما ان وجدت يجب ان تكتب اعلى من توقيع المدير .
– يجب ان يحمل اسم وتوقيع وتاريخ توقيع الوزير او المدير العام او احد معاونيه الإداري بالوكالة عنه ويكون اسفل النص والمرفقات ( ان وجدت ) بالجهة ( السفلى اليسرى ) من الكتاب ويكتب الاسم الثلاثي للمدير مع صفته الرسمية …
– يجب يتذيل الكتاب بالنسخ وتكتب ( نسخة منه الى :- واسفلها خط ) وهي الجهات التي يذهب اليها نسخ من الكتاب بما فيها الجهة المعنية المزمع مخاطبتها .. مثال :
نسخة منه الى / …
* مكتب المدير العام . التفضل بالاطلاع مع الشكر.
*قسم التفتيش . التفضل بالاطلاع مع الشكر.
*قسم الأمور الإدارية والمالية والقانونية / شعبة الموارد البشرية مطالعتكم المؤرخة في ( كذا ) بتاريخ (كذا)
* الحسابات.
* التدقيق.
* الاضبارة الشخصية مع الأوليات .
الاضبارة العامة.
– يذيل اسفل الكتاب الرسمي بمعلومات ثابته عن ( عنوان الوزارة او الدائرة ورقم هواتفها وعنوان بريدها الكتروني .) ..
واسم الطابعي وتاريخ الطباعة
– مراعات عبارات خاصة اذا كان الكتاب مرسل من جهة أعلى الى الأدنى او ومن جهة أدنى الى أعلى او من دائرتين متساويتين بالتوصيف الوظيفي … مثلا كلمات بصيغةالطلب مع الرجاء يرجى او الرجاء للجهات الاعلى بصيغة الامر تنسب او تزويدنا من أعلى الى ادنى بالتساوي بصيغة طلب عادي مثلا تزويدنا او اشارة الى كذا … وتناولت الدوره تطبيق عملي لصياغة الكتب الرسمية وكافة المواضيع التكميلية لمحاور الدوره …
المستفيدين من الدوره جميع الموظفي الشعب والوحدات الإدارية والاقسام والشعب والوحدات الأخرى..
