مهام سكرتارية معاون العميد:-
أولاً/ تنظيم البريد :
- استلام البريد اليومي
- فرز البريد اليومي
- عرض البريد على السادة المعاونين كل حسب اختصاصه
- تسجيل جميع البريد بعد عرضه على السيد المعاون بسجلات خاصة كلا حسب تخصصه (كتب رسمية واردة او كتب صادرة او مذكرات داخلية.
- توزيع البريد وترحيله الى مكتب السيد العميد او الاقسام والشعب حسب العائدية.
- حفظ البريد الموجه للحفظ.
ثانياً/ اعداد المراسلات
- اجابة الكتب الواردة الى مكتب المعاون.
- تحرير المذكرات الداخلية حسب توجيه السيد المعاون
- تصميم النماذج المطلوبة للعمل.
ثالثاً/ تنظيم مواعيد السيد المعاون
- تنظيم المقابلات للضيوف
- اتخاذ الاجراءات المناسبة حسب الغرض من الزيارة وحسب الاهمية
- اعداد دليل بالعناوين والهواتف
- تدوين الزيارات والاتصالات في حال غياب السيد المعاون
رابعاً/ تنظيم حفظ الادارة
- تجهيز المكان الملائم لحفظ البيانات والاوليات
- تصنيف المحفوظات وفتح بوكس فايل لكل صنف
- ترقيم وترميز المحفوظات
- حفظ المحفوظات (كتب رسمية او مذكرات او تعاميم ..الخ) كل حسب صنفه
- احظار الملفات عند الطلب
خامساً/ متابعة اعمال المكتب
- تحديد الموضوعات التي تحتاج الى متابعة
- اعداد ملف تحت اليد تضمن كل ماهو مهم نحو اسماء الموظفين واسماء التدريسيين والقابهم العلمية
- الاطلاع على ملف المتابعة يوميا
- اتخاذ الاجراءات المناسبة للمتابعة
- حفظ مواضيع المتابعة في ملف خاص بعد الانتهاء
سادساً/ التنسيق للحصول على متطلبات الادارة والاجهزة المكتبية
- اعداد طلبات بالمواد والمستلزمات اللوجستية المكتبية
- اعداد بلاغات الصيانة والاعطال
- اعداد طلب بشراء المواد غير المتوفرة
- استلام المواد انفة الذكر بعد تأميمها
سابعاً/ استخدام الاجهزة المكتبية واستخدام تطبيقات الحاسب الآلي.
- العمل على جهاز الحاسوب وبرامجه
- العمل على اجهزة الاستنساخ
- استخدام الماسح الضوئي
- استخدام تالفة الورق والاقراص الليزرية
- تغذية الاجهزة المكتبية بالورق والاحبار
ثامناُ/ الاهتمام بتطوير القدرات
- حضور الدورات التدريبية والتي ترفع من مهاراته الادارية
- الاستعانة بذوي الخبرات واستشارتهم
- التطوير المستمر للقدرات البرمجية والفنية وتحديثها
الاهتمام بمخرجات الحروف وسياقات المخاطبات الرسمية.